作为人事工作者，信息的上传下达是我们工作的主要内容之一。我们大都在工作中遇到过下列这些

——困扰:(

1. 要向一群人发通知，但由于每个对象的内容略有不同，就得一封封手动发送，好累。如果能一次向不同的人发只和本人相关的内容，该有多好?

2. 要从一群人收材料，在邮箱中东一榔头西一棒的收，有时邮件看漏了，有时提交材料的人又更新了，此起彼伏。如果能用系统自动回收每个人的材料，自动标注谁提交了谁没有，并且可以批量给没提交的人发提醒，该有多好？

3. 对象提交上来的信息乱七八糟，尤其是日期格式，五花八门，无法直接使用，光整理格式就要很久。即便人工设置了excel表单元格的格式，用户使用复制黏贴手段还是能将格式覆盖掉。如果能固定材料格式该多好？

4. 给一群人发短信提醒，还要查每个人的手机号，一一复制内容并修改，一一发送。如果能通过系统直接调出人员信息，直接批量给对象发定制短信该多好？

5. 需要评审委员会集体决议，但凑齐所有人太困难，就算视频会议也还得准备电子签和备案。如果能有系统自动记录每个人的意见并形成备案多好？

6. 有些敏感信息要求不能通过互联网传播，所以还得打印成纸或者刻录成光盘自取，东西南北中外加高新校区跑晕了，如果能有校内安全的电子渠道传递这些信息该多好?

7. 领导太忙，不容易见面，于是许多审批无法及时完成，老师着急，领导和工作人员压力都很大，怎么办？

8. 有些工作质量的提高需要对人员进行大规模调研，但问卷发布及回收整理的工作量太大，调研周期太长，导致调研门槛很高，以至于成为工作瓶颈，怎么办？

——好消息！:D

人力资源部在校网络中心支持下历时一年多开发的人事信息传达系统，希望为您解决以上困扰助上一臂之力。

1.我们的系统有正文和附件的高级定制功能，可以一次性给不同对象发不同正文和附件。

2.我们的系统可以清晰展示收件人提交信息的记录，且有回执和附件的自动汇总功能。若有材料更新，系统也会标注新附件或新提交（问卷）。对于未提交信息的收件人，系统也有邮件和短信提醒功能，并且能保存提醒记录，以备查询。

3.我们的系统有万能问卷功能，可以对对象提交的信息进行规范，比如只能提交日期，时间，数字，文本，在特定选项中进行选择等等。即便是不方便用问卷，只能用Excel表提交信息，系统也有excel表自动汇总功能，不用工作人员手动逐一复制黏贴，防止错漏。

4.我们的系统内嵌学校全体教职工（含劳务派遣）人员的邮箱地址和手机号，系统有邮件通知功能也有短信通知功能。输入名字即可直接批量发短信。

5.给评审委员会发通知，附上需要评审的材料，并设反馈问卷（同意不同意选项，打分，意见文本框等等，想怎么设怎么设置）。最后可将所有评审委员的反馈一键汇总。

6.系统具有验证信息发送功能。信息停留在局域网，未进入互联网。收件人需用校内IP登录系统，且通过手机短信认证方能查看信息。

7.系统具有电子审批功能，可根据需要设置审核节点，比如二级单位党/政主要负责人，人力资源部工作人员，人力资源部负责人等。所有审批会有记录，也可以存档备案，需要的时候也可以打印出来。节约大量纸张同时也缩短了审批周期。

8.超便捷的群组建立方式和反馈设置模式，可以让你轻松向数百名老师发放邮件或短信问卷并回收。（友情提醒：为提高信息质量，节省老师时间，题目请勿超过10题，且以目标明确的选择题为宜。）

作为系统小白，您可能会担心系统使用起来会非常复杂，其实突破心理门槛，一但开始使用就会越用越顺手。对于工具的学习，实践很重要。实践不仅能让自己的技能更加熟练，而且也能找到问题，帮助系统进行改善。系统自去年11月投入试用至今，已结合多位同事在不同工作情境下的使用感受和建议进行了数十次修订，无论是功能的丰富性，使用的便捷性和运行的稳定性都有显著提升。

系统是一款工具，您也可以将系统看为一款玩具 :)

系统所提供的功能和架构十分灵活，好比各式各样的零件，就看您如何搭配使用，比如用乐高积木搭一辆车或一所房子。。欢迎一起交流探讨，手上的各项繁杂工作可以如何应用系统来提升效率，提高质量。您也可以反向思考哪些工作是之前无法实现，但现在通过系统可以实现了。

目前系统已在防疫信息上报、会议通知、绩效发放通知、退休通知、评审邀请及工作通知、人才信息采集、人员情况确认，招聘需求申报等多个不同场景进行了应用。

在使用过程中，若您对系统的完善有任何建议和需求，欢迎提交反馈。

最后，祝您使用愉快！^_^

本文摘自中国科学技术大学人力资源部发布的系统使用通知